© 2019 Dubain Suomi-koulu

Toimihenkilöiden toimenkuvat

JOHTOKUNTA

 

Johtokunnan kokoonpano päätetään vuosittain kevätkokouksessa, jossa myös valitaan henkilöt eri

johtokunnan tehtäviin. Johtokunnassa voivat olla mm. seuraavat tehtävät: kannatusyhdistyksen

puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja, sihteeri/tiedottaja, opettajien yhdyshenkilö,

tapahtumavastaava, vanhempien yhdyshenkilö, kirjastonhoitaja sekä viestintävastaava.

 

  • toimii kannatusyhdistyksen virallisena elimenä

  • on vastuussa kannatusyhdistyksen toiminnan pyörittämisestä ja juoksevien asioiden hoitamisesta

  • toimeenpanee kannatusyhdistyksen kokousten tekemät päätökset, toteuttaa muun muassa toimintasuunnitelmaa

  • hoitaa kannatusyhdistyksen taloutta ja hallintoa

  • valmistelee kannatusyhdistyksen syys- ja kevätkokoukset

  • edustaa kannatusyhdistystä yhdessä puheenjohtajan kanssa

  • hyväksyy kannatusjäsenet ja päättää uusien oppilaiden hyväksymisestä Dubain Suomi-kouluun

  • valvoo kannatusyhdistyksen etua ja ryhtyy toimenpiteisiin, joita kannatusyhdistyksen etu vaatii

  • käsittelee kannatusyhdistykselle osoitetut aloitteet

  • päättää haettavista avustuksista ja apurahoista, osallistuu hakemusten tekemiseen

  • kehittää kannatusyhdistyksen toimintaa

  • huolehtii muista kannatusyhdistyksen säännöissä määrittelemättömistä yhdistyksen hallitukselle kuuluvista asioista

PUHEENJOHTAJA

  • toimii yhdessä johtokunnan kanssa kannatusyhdistyksen toiminnan menestymiseksi

  • laatii vuosikertomukset ja toimintasuunnitelmat johtokunnassa käytyjen keskustelujen perusteella

  • pitää huolta, että johtokunnan päätökset pannaan täytäntöön ja vasta viime kädessä siitä, että asiat hoidetaan ja toiminta pyörii

  • vastaa siitä, että lukukausien alussa järjestetään koko henkilöstölle tarkoitettu kokous, jossa tutustutaan toisiin, ideoidaan/päätetään lukukauden toiminnasta ja sovitaan työnjaosta ja yhteisistä pelisäännöistä

  • vastaa Opetushallituksen toiminta-avustushakemuksen ja apurahahakemusten jättämisestä

  • allekirjoittaa yhdistyksen viralliset asiakirjat ja toimii nimenkirjoittajana

  • valmistelee johtokunnan kokoukset

  • kutsuu johtokunnan tarvittaessa ja vähintään kaksi kertaa vuodessa koolle

  • johtaa puhetta johtokunnan ja kannatusyhdistyksen kokouksissa

  • huolehtii, että kevät- ja syyskokous pidetään sääntöjen mukaan

  • valvoo yhdistyksen kokousten ja toiminnan lainmukaisuutta

  • edustaa yhdistystä, vastaa Dubain Suomi-koulun yhteistyösuhteista ja verkottumisesta

  • toimii yhdistyksen käytännön työnjohtajana

  • pyrkii kehittämään toimintaa

  • pitää huolta kommunikaatiosta

  • valvoo, että yhdistyksen kirjanpitoa hoidetaan johtokunnan määräämän järjestelmän mukaisesti ja

  • että yhdistyksen omaisuutta hoidetaan huolellisesti sekä rahavarat pidetään talletettuina

  • johtokunnan päätösten ja yhdistyksen edun mukaisella tavalla

  • osallistuu opettajakokouksiin mahdollisuuksien mukaan

  • muut johtokunnan kanssa sovitut tehtävät

 

VARAPUHEENJOHTAJA

  • toimii puheenjohtajan avustajana, ns. “oikea käsi”, työnjako sovitaan puheenjohtajan kanssa lukuvuosittain

  • puheenjohtajan ollessa estynyt kutsuu kokouksen koolle, toimii puheenjohtajana ja hoitaa edustustehtävät (jos varapuheenjohtajaa ei ole valittu lukuvuodelle, puheenjohtajalle valitaan sijainen johtokunnasta)

  • osallistuu avustushakemusten laatimiseen

  • kokoaa ja ylläpitää sijaislistaa (jos varapuheenjohtajaa ei ole valittu lukuvuodelle, sijaislistaa ylläpitää opettajien yhdyshenkilölle)

  • muut puheenjohtajan ja johtokunnan kanssa sovitut tehtävät

 

RAHASTONHOITAJA

  • huolehtii yhdistyksen kirjanpidosta hyvän kirjanpitotavan mukaisesti; tähän kuuluvat kassan ja pankkitilin kirjanpito sekä tarvittavien tositteiden säilyttäminen

  • laatii syyskokoukseen luonnoksen yhdistyksen tilinpäätökseksi

  • laatii yhdessä puheenjohtajan kanssa syyskokoukseen ehdotuksen yhdistyksen talousarvioksi seuraavalle toimintakaudelle

  • seuraa talousarvion toteutumista säännöllisesti ja informoi johtokuntaa siitä

  • toimii yhdistyksen virallisena nimenkirjoittajana yhdessä puheenjohtajan kanssa

  • avustaa johtokuntaa talouden suunnittelussa

  • hoitaa maksuliikenteen

  • hoitaa käteiskassan

  • pitää hallussa pankkitilin käyttöoikeudet yhdessä puheenjohtajan kanssa

  • hoitaa muut taloudenhoitoon liittyvät tehtävät

  • muut puheenjohtajan ja johtokunnan kanssa sovitut tehtävät

 

TIEDOTTAJA/SIHTEERI

  • vastaa yhdistyksen sisäisestä tiedotuksesta (jos viestintävastaavaa ei ole valittu, vastaa yhdistyksen tiedotuksesta kokonaisuudessaan)

  • tiedottaa yhdistyksen asioista ja kokouksista vanhempia ja henkilöstöä sähköpostitse ja tarvittaessa Dubain Suomi-koulun Facebook- sivuja

  • ylläpitää Dubain Suomi-koulun oppilaslistaa ja päivittää sen vähintään kaksi kertaa vuodessa

  • ylläpitää Suomi-koulun sähköpostilistoja, Facebookin henkilöstöryhmää (jos ei viestintävastaavaa ole valittu) ja päivittää ja jakaa henkilöstön yhteystietolistan (kuvilla)

  • lukee säännöllisesti sähköpostit

  • toimii johtokunnan kokouksissa ja muissa vastaavissa sihteerinä ja laatii ja jakaa pöytäkirjat henkilöstölle ja/tai koko jäsenistölle sähköpostilla

  • lähettää kannatusyhdistyksen kokousten pöytäkirjat puheenjohtajan/pöytäkirjantarkastajien tarkastettavaksi ja vanhemmille tiedoksi sähköpostilla

  • ylläpitää ja kehittää arkistointijärjestelmää. Tallettaa dokumentit dropboxiin. Tallentaa lukuvuoden lopussa kaikki lukuvuoden tiedostot (tiedotteet, pohjat jne.) Suomi-koulun ulkoiselle kovalevylle.

  • Siirtää lukuvuoden lopussa kuvat ja päivitetyt tiedostot Dropboxista Suomi-koulun ulkoiselle kovalevylle. (Kuvat poistetaan Dropboxista tilan vapauttamiseksi)

  • arkistoi kaikki kokousten pöytäkirjat

  • laatii ja toteuttaa yhdessä johtokunnan ja opettajien kanssa keväisin palautekyselyn vanhemmille ja henkilöstölle

  • Oppilaiden todistusten (ja lukudiplomien) tulostaminen

  • muut johtokunnan kanssa sovitut tehtävät

VANHEMPIEN EDUSTAJA

  • edustaa vanhempia johtokunnassa (jos vanhempien edustajaa ei ole erikseen valittu lukuvuodelle, toimii Suomi-koulun henkilöstöön kuuluvat vanhemmat edustajina)

  • tuo johtokunnan tiedoksi vanhempien antamaa palautetta ja ehdotuksia​

VIESTINTÄVASTAAVA

  • vastaa yhdistyksen ulkoisesta tiedotuksesta

  • Laatii viestintäsuunnitelman sekä ylläpitää julkaisukalenteria, jotta vältetään liika viestittely ja päällekkäisyydet

  • Kirjoittaa ja julkaisee Suomi-koulun tiedotukset eri kanavissa yhteistyössä sihteerin kanssa

  • Vastaa keskitetysti kaikista Facebook-päivityksistä ja tiedottaa kahvion tarjonnasta (mm. ”viralliset” muistutukset, tapahtumakutsut, ryhmien kuulumiset, kielen oppimiseen liittyvien artikkelien/juttujen linkittämiset)

  • Ylläpitää ja päivittää nettisivuja, tuottaa säännöllisesti ajankohtaisia artikkeleita sivuille jaettavaksi eri kanavissa jotta sivuston kävijämäärät pysyvät tasaisina eikä sivusto katoa Google-hakutuloksista

  • Ylläpitää henkilöstön Facebook- ryhmää

  • Oikolukee ja kirjoittaa pyydettäessä yhdistyksen tekstit yhteistyössä sihteerin kanssa

  • Toimii osana Suominen-työryhmää

  • Vastaa yhdessä työryhmän kanssa Suomisen oikoluvusta ja tekstien tuottamisesta Suomiseen sekä muista työryhmän kanssa sovituista tehtävistä

TAPAHTUMAVASTAAVA

  • päättää johtokunnan ja opettajien kanssa yhdessä lukuvuoden aikana järjestettävistä tapahtumista ja teemoista

  • suunnittelee ja toteuttaa tapahtumat yhdessä opettajien ja johtokunnan kanssa

  • tiedottaa yhteistyössä opettajien yhdyshenkilön ja viestinnästä vastaavien kanssa koulun vuosittaiset tapahtumat ja teemat henkilöstölle sekä koko jäsenistölle

  • osallistuu opettajakokouksiin mahdollisuuksien mukaan

  • vastaa siitä, että jokaisella tapahtumalla on päävastuuhenkilö ja jokaisella osa-alueella on vastuuhenkilö (esim. tarjoiluvastaava, ohjelmavastaava, koristeluvastaava).

  • vastaa siitä että tapahtumaan liittyvä työnjako opettajien kanssa on selkeä

  • Sopii puheenjohtajan ja rahastonhoitajan kanssa, mikäli tapahtumaan liittyy varainhankintaa tai kustannuksia

  • Tiedottaa ja keskustelee johtokuntaa tapahtumaprojektin etenemisestä tain mahdollisista ongelmista

  • Koordinoi tapahtumatyöryhmän toimintaa ja organisoi palaverit

  • vastaa tapahtumien tilavarauksista

  • päivittää ’Tapahtumien ja juhlien tarjoilut’ –taulukon tapahtuman jälkeen ja siirtää sen dropboxiin

OPETTAJIEN YHDYSHENKILÖ

  • Toimii opettajien edustajana johtokunnassa ja linkkinä opettajien sekä johtokunnan välillä.

  • Huolehtii, että opettajilla on mahdollisuus keskustella opetukseen liittyvistä asioista esim. kokousten kautta

  • Toimii koollekutsujana opettajankokouksille ja raportoi niistä johtokunnalle

  • Tiedottaa opettajille Suomi-koulun toimintaan liittyvistä asioista

  • Laatii lukuvuoden luokka- ja opettajajaon yhdessä opettajien, puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan kanssa johtokunnan hyväksyttäväksi

  • Kokoaa ja ylläpitää sijaislistaa, jos varapuheenjohtajaa ei ole valittu lukuvuodelle

SUOMI-KOULUN OPETTAJA

  • Laatii koulun OPS:n mukaisen opetus/toimintasuunnitelman ryhmälleen syksyisin ja keväisin, ja lähettää suunnitelmat ryhmän vanhemmille

  • Suunnittelee ja pitää oppitunnin ryhmälleen koulun OPSin antamassa kehyksessä. Oppituntien avulla pyritään tukemaan oppilaiden suomen kielen kehitystä ja lisäämään oppilaiden Suomitietoutta.

  • Osallistuu opettajankokouksiin, koulun tapahtumien sekä opetuksen suunnitteluun ja toteuttamiseen

  • Hankkii oppitunneilla tarvittavan materiaalin sovitun budjetin puitteissa ja toimittaa maksukuitit rahastonhoitajalle

  • Pitää säännöllisesti yhteyttä oppilaiden vanhempiin, informoi vanhempia lukuvuoden tapahtumista ja esim. oppituntien aihealueista sähköpostitse.

  • Kokoaa oppitunneilla käytetyn materiaalin ”kansioksi”. Näin materiaalit ovat kaikkien käytettävissä ja tieto tuntien sisällöstä siirtyy uudelle opettajalle

  • Kannustaa oppilaita lukemaan suomenkielistä kirjallisuutta (lukudiplomi)

  • Hankkii sijaisen ollessaan estynyt

  • Ilmoittaa oppilaiden poisjäämisestä rahastonhoitajalle ja sihteerille

  • Opettajuuden päättyessä pyrkii informoimaan seuraajaansa Suomi-koulun opetukseen ja oman ryhmän oppilaisiin liittyvistä asioista

 

APUOPETTAJA

  • Toimii oppitunneilla ryhmänsä opettajan apuna

  • Voi halutessaan osallistua tuntien sisällön suunnitteluun

  • Osallistuu koulun tapahtumien suunnitteluun ja toteuttamiseen

  • Osallistuu opettajankokouksiin

  • Toimii halutessaan ja mahdollisuuksien mukaan oman ryhmänsä opettajan tai muiden ryhmien sijaisena

KIRJASTONHOITAJA

  • Vastaa ja kehittää Dubain Suomi-koulun kirjastoa ja sen toimintaa

  • Vastaa talousarvion puitteissa kirjastomateriaalin hankinnasta ja käyttöön saattamisesta

  • Ylläpitää kirjaston kirjaluetteloa

  • Vastaa Suomi-koulun rollupeista ja banderolleista sekä niiden lainaamisesta muiden käyttöön

  • Toimii myös vanhempien edustajan tehtävissä johtokunnassa, jos sitä ei ole lukuvuodelle erikseen valittu

  • Muut johtokunnan kanssa sovitut tehtävät

 

KAHVILAVASTAAVA

  • Koordinoi kahvilan toimintaa

  • Hankkii vapaaehtoisia kahvinkeittäjiksi ja leipojiksi

  • Vastaa, että kahviokassa luovutetaan mahdollisuuksien mukaan rahastonhoitajalle viikoittain

  • Huolehtii, että kahvilassa on kuppeja, teepusseja ym. tarvittava varustus

  • Informoi DSKn facebookista vastuussa olevalle henkilölle tai viestintävastaavalle (jos on valittu lukuvuodelle) tulevien kertojen kahvileipätarjonnasta etukäteen

  • Keskustelee ja koordinoi kahvion Suomi-tuotteiden myyntiin liittyvistä asioista varainhankinnasta vastuussa olevan henkilön kanssa

  • Ilmoittaa puheenjohtajalle kahvilatoimintaan liittyvistä mahdollisista ongelmista ja kehitysideoista​

TOIMINNANTARKASTAJAT

  • Tarkastavat tilikauden lopuksi yhdistyksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen sekä laativat toiminnantarkastuskertomuksen

 

TYÖRYHMÄT

  • Johtokunta tai kannatusyhdistyksen kokous voivat perustaa johonkin tarkoitukseen työryhmän, esim tapahtumatyöryhmän tai Suominen-työryhmän

  • Työryhmään valitaan sellaisia jäseniä, jotka ovat kiinnostuneita ryhmälle annetusta tehtävästä

  • Työryhmä vastaa johtokunnan ohjauksessa annetun tehtävän suunnittelusta, valmistelusta ja toteuttamisesta.

TEHTAVAT, JOIDEN HOITAMISESTA PÄÄTETÄÄN VUOSITTAIN JOHTOKUNNAN ENSIMMÄISESSÄ KOKOUKSESSA

  • Materiaalikaapin avaaminen ja sulkeminen koulupäivinä

  • Materiaalikaapin järjestyksen ylläpito

  • Kannatusyhdistyksen omaisuus- ja kalustoluettelon ylläpitäminen ja päivittäminen vähintään kerran vuodessa mukaan lukien oppimateriaalilistan ylläpito ja päivittäminen

  • Dubain Suomi-koulun Facebook-sivujen päivitys, jos viestintävastaavaa ei ole (tapahtuma- ja tuntiraportointi (kuvat, teksti))

  • Dubain Suomi-koulun nettisivujen tekninen ylläpito ja säännöllinen päivitys (jos viestintävastaavaa ei ole)

  • Suomi- tuotteiden hankinnan ja varastoinnin vastuuhenkilö

  • Suominen-lehden työryhmä, taittaminen, tekemisen koordinointi, sisällöstä päättäminen,

  • materiaalin keraaminen, oikoluku, markkinointi, painatuksen hoito, myynti

  • Puheenjohtajan (jos varapuheenjohtajaa ei ole) ja opettajien yhdyshenkilön sijaisen valinta